Ad Anzola il premio Memoria digitale

Durante la prima giornata di Forum PA 2013, il salone nazionale dell'innovazione nella pubblica amministrazione, il Comune di Anzola dell'Emilia ha ricevuto il riconoscimento "Memoria digitale", dedicato alle Amministrazioni Pubbliche più virtuose e innovative in ambito di gestione e conservazione dei documenti digitali.
Il premio, alla sua prima edizione, è stato promosso dagli Stati Generali della Memoria digitale in collaborazione con ANORC e con lo stesso Forum PA, per tenere alta l'attenzione sull'importanza di attuare una digitalizzazione affidabile che preservi la nostra memoria dai rischi che corre in questo passaggio. Tenendo conto del livello di digitalizzazione raggiunto dalla PA, i promotori del premio hanno inteso valorizzare gli strumenti e le procedure sviluppate per la sicurezza degli archivi, fondamentali per renderli certi e affidabili nella conservazione a breve e a lungo termine e quindi anche per preservare la memoria collettiva.
Il Comune di Anzola dell'Emilia si è distinto per il progetto di "Gestione integrata dei documenti digitali" salendo sul podio insieme ad altri cinque enti selezionati per rappresentare le migliori innovazioni in campo di conservazione digitale: l'INAIL, l'ASL Torino 2, il Conservatorio di Musica Luigi Cherubini di Firenze, la Provincia di Forlì-Cesena e la Regione autonoma del Friuli Venezia Giulia. 

Questa la motivazione del premio:
Il Comune di Anzola dell'Emilia si è distinto per la Gestione integrata dei documenti digitali. Dal 2004 ha attivato il protocollo informatico collegato con la casella di PEC e con la fascicolazione obbligatoria dei documenti in entrata e in uscita. In questo modo tutti i documenti gestiti dall'ente confluiscono nel "fascicolo informatico". Il fascicolo, che prima era quasi esclusivamente cartaceo, si è andato sempre più trasformando, assumendo un contenuto digitale. Il servizio di conservazione dei documenti, affidato a PARER (Polo Archivistico Regionale Emilia Romagna) in qualità di conservatore accreditato, prevede la trasmissione, attraverso appositi web services, dei documenti e dei metadati dai sistemi documentali degli enti produttori a ParER. È' stato progettato un software che si occupa dell'invio in conservazione dei documenti, utilizzando dei plug in di collegamento tra i database gestionali e il PARER, con un'apposita interfaccia che permette di coordinare la raccolta di tutti i documenti passibili di essere inviati alla conservazione sostitutiva e di riversarli tramite le apposite interfacce software di integrazione al sistema di conservazione. L'ente produttore ha la possibilità di accedere, tramite un'apposita interfaccia web, ai documenti inviati in conservazione e di scaricare le prove di conservazione, ovvero il volume firmato dal conservatore corredato da tutti gli elementi utili a testimoniare, anche al di fuori del sistema di conservazione, il corretto svolgimento del processo, da utilizzare, ad esempio, in caso di esibizione del documento.Nell'ambito di questo progetto si è colta anche l'occasione per provvedere alla conservazione delle sedute di Consiglio Comunale, che dal 1993 ad oggi sono registrate in formato audio/video, prima su supporto VHS e poi su CD e da ultimo su DVD. L'attivazione a regime del sistema descritto sopra è prevista per la fine del 2013.